Stanowisko RIO Olsztyn:
Odpowiadając na pismo z dnia 12 maja 2026 roku zawierające prośbę o udzielenie wyjaśnienia w zakresie odpowiedzi na pytania:
1. Czy prawidłowym będzie klasyfikowanie kosztów kaucji za opakowania zwrotne, wykazanych na fakturze, łącznie z właściwym wydatkiem ponoszonym na zakup napojów (tj. odpowiednio w § 421, § 422 lub § 302);
2. Czy prawidłowym podejściem, z uwzględnieniem zasady istotności, jest bieżące ujmowanie wartości zapłaconej kaucji bezpośrednio w koszty na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”;
3. czy prawidłowym rozwiązaniem jest ujęcie odzyskanej kaucji (w momencie zwrotu
opakowań) jako:
a) zmniejszenie wydatków- w sytuacji, gdy zwrot należności z tytułu kaucji nastąpił w tym samym roku budżetowym,
b) dochody budżetowe- w sytuacji, gdy zwrot należności z tytułu kaucji nastąpił w kolejnym roku budżetowym,
Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie podziela stanowisko przedstawione przez
jednostkę.
Należy zauważyć, że załącznik nr 2 do rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 20 kwietnia 2026 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. poz. 582) – dalej „rozporządzenie z 2026 r.” – nie przewiduje paragrafu wydatków na kaucje za opakowania naliczane przy zakupie napojów. Podobnie, jak załącznik nr 4 do poprzedzającego je rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W związku z tym, że zgodnie z treścią § 4 i 5 rozporządzenia z 2026 r. rozporządzenie to stosuje się po raz pierwszy do projektów uchwał budżetowych jednostek samorządu terytorialnego na rok 2027 natomiast do sprawozdań z wykonania budżetów jednostek samorządu terytorialnego na rok 2026 stosuje się przepisy dotychczasowe, poniższe stanowisko oparto o dotychczasową klasyfikację wydatków.
Ad 1.
W ocenie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie koszty kaucji należy klasyfikować łącznie z właściwym wydatkiem ponoszonym na zakup napojów, a zatem właściwym paragrafem klasyfikacji budżetowej będzie § 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”, § 422 „Zakup środków żywności”, ewentualnie § 302 „Zakup środków żywności”, który zgodnie z objaśnieniami obejmuje m.in. świadczenia rzeczowe, wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (w tym profilaktyczne posiłki i napoje).
Ad 2.
Zdaniem Izby prawidłowe jest podejście, oparte na określonej w art. 4 ust. 4 i art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522) zasadzie istotności, która pozwala wyodrębnić w księgach tylko te zdarzenia, które są kluczowe dla oceny sytuacji finansowej oraz umożliwia pomijanie szczegółów i stosowanie uproszczeń, o ile nie zniekształca to rzetelnego obrazu sytuacji finansowej jednostki. Uwzględniając również zasady ewidencji księgowej kosztów, określone w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342 z późn. zm.), ujmowanie drobnych i powtarzalnych kwot kaucji bezpośrednio w ciężar konta 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” stanowi dopuszczalne uproszczenie ewidencyjne. Jak stanowi bowiem opis konta 409 – służy ono do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400-405.
Ad. 3.
Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie podziela pogląd, że prawidłowym rozwiązaniem jest ujęcie odzyskanej kaucji (w momencie zwrotu opakowań) jako:
a) zmniejszenie wydatków- w sytuacji, gdy zwrot należności z tytułu kaucji nastąpił w tym samym roku budżetowym,
b) dochody budżetowe- w sytuacji, gdy zwrot należności z tytułu kaucji nastąpił w kolejnym roku budżetowym.
Wynika on bowiem, jak słusznie zauważył wnioskodawca, z ogólnych zasad wykonywania budżetu, zgodnie z którymi:
a) zwrot wydatku dokonanego w danym roku budżetowym, o ile następuje do końca tego samego roku, pomniejsza wykonanie wydatków danym paragrafie,
b) wpływy z tytułu zwrotu wydatków poniesionych w latach ubiegłych stanowią dochody budżetowe roku bieżącego.
W tym miejscu należy wskazać, że Izba nie ma uprawnień do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa. W związku z tym niniejsze wyjaśnienie należy potraktować jako stanowisko Izby, które nie jest wiążące dla wnioskującego o udzielenie wyjaśnienia, jak również dla organów rozstrzygających w konkretnych sprawach.
{RIO Olsztyn, 2026-05-22, sygn. RIO.III.072-45/2026}