Stanowisko RIO Opole:
Działając na podstawie art. 13 pkt 11 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tj. Dz.U. z 2019 r., poz. 2137 ze zm.) w odpowiedzi na wniosek o udzielenie wyjaśnienia, czy istnieje możliwość rozliczenia przez Powiat w ramach środków otrzymanych z Funduszu Pomocy kosztów ponoszonych przez Gminy na zadania związane z zakwaterowaniem i wyżywieniem uchodźców z Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terenie tego państwa, a jeżeli tak to w jakiej formie, uprzejmie wyjaśniam i informuję, co następuje:
Zasady udzielania obywatelom Ukrainy pomocy socjalnej określa ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. z 2022 r., poz. 583 ze zm.; dalej: u.p.o.U.). Stosownie do treści art. 12 ust. 1 u.p.o.U. wojewoda może zapewnić określoną w tym przepisie pomoc obywatelom Ukrainy, którzy przybyli na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z terytorium Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium tego państwa, oraz obywatelom Ukrainy posiadającym Kartę Polaka, którzy wraz z najbliższą rodziną z powodu tych działań wojennych przybyli na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej . Wojewoda na podstawie art. 12 ust. 2 u.p.o.U. koordynuje działania organów władzy publicznej oraz organizacji pozarządowych i przedsiębiorców, w zakresie udzielania pomocy obywatelom Ukrainy.
Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 10 u.p.o.U. w związku z realizacją zadań, o których mowa w ust. 1, wojewoda może wydawać polecenia obowiązujące wszystkie organy administracji rządowej działające na obszarze województwa, państwowe osoby prawne, organy samorządu terytorialnego, samorządowe osoby prawne oraz samorządowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. O wydanych poleceniach wojewoda niezwłocznie informuje właściwego ministra. Zadania nałożone w powyższym trybie są realizowane przez jednostki samorządu terytorialnego jako zadania zlecone z zakresu administracji rządowej (art. 12 ust. 16 u.p.o.U.).
Jak podkreśla się w doktrynie „polecenia wojewody, o których mowa w omawianym przepisie, są aktami zbliżonymi swoim charakterem do poleceń służbowych, które wydawane są na podstawie przepisów pragmatyk służbowych jako indywidualne akty przełożonych adresowane do podwładnych, cechujące się najwyższym stopniem stanowczości. Przy wykorzystaniu tego aktu przełożony może bowiem jednostronnie określić zarówno cel (oczekiwany rezultat), jak i termin rozpoczęcia i zakończenia oraz szczegółową procedurę działania podwładnego” (P. Drembkowski [red.], Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy. Komentarz z wzorami dotyczącymi pobytu, dostępu do rynku pracy, świadczeń społecznych, edukacji i opieki zdrowotnej, Warszawa 2022).
Polecenia wojewody zgodnie z art. 12 ust. 11 u.p.o.U. wydawane są w drodze decyzji administracyjnej i podlegają natychmiastowemu wykonaniu z chwilą ich doręczenia lub ogłoszenia i nie wymagają uzasadnienia. Jednocześnie podkreślenia wymaga, że ustawodawca dopuścił możliwość wydawania poleceń także ustnie, pisemnie w formie adnotacji, telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub za pomocą innych środków łączności. Istotne okoliczności takiego załatwienia sprawy powinny być utrwalone w formie protokołu (art. 12 ust. 14 u.p.o.U.).
Jak wynika z powyższych przepisów prawa ich istotą jest osiągnięcie natychmiastowego efektu poprzez zminimalizowanie procedur formalnoprawnych, mogących utrudnić udzielenie doraźnej pomocy socjalnej obywatelom Ukrainy, którzy w wyniku działań wojennych zostali zmuszeni do opuszczenia swojego kraju pochodzenia.
Przekładając powyższe na stan faktyczny przedstawiony we wniosku zauważyć należy, że decyzją z dnia 14 marca 2022 r. Wojewoda Opolski polecił Staroście Kluczborskiemu zapewnienie pomocy obywatelom Ukrainy w zakresie zakwaterowania i całodziennego wyżywienia zbiorowego, transportu do miejsc zakwaterowania oraz środków czystości i higieny osobistej oraz innych produktów w miejscach zakwaterowania. Następnie w formie pisemnej Wojewoda Opolski w dniu 1 kwietnia 2022 r., w związku z wydanym poleceniem, poinformował, że w składanym przez powiat wniosku o zapotrzebowanie na środki finansowe z Funduszu Pomocy, uwzględnia się również koszty realizacji zadań, ponoszone przez gminy, zgodnie z zawartym porozumieniem pomiędzy gminą a powiatem. Natomiast w piśmie z dnia 17 maja 2022 r. Wojewoda Opolski wskazał, że rozliczenie pomiędzy powiatem a gminą może następować poprzez wystawienie przez gminę dla powiatu noty obciążeniowej, jako dokumentu księgowego. Gmina powinna załączyć do noty księgowej kopie faktur dokumentujących poniesione wydatki. Jak wynika z pisma Wojewody Opolskiego, przyjęte zasady rozliczenia środków powinny odzwierciedlać odpowiednie zapisy w porozumieniach/umowach między powiatem a gminą.
Wojewoda, jako dysponent środków z Funduszu Pomocy decyduje (poleca) o obowiązku zapewnienia pomocy socjalnej obywatelom Ukrainy oraz określa sposób dokonywania rozliczeń w zakresie nieuregulowanym wprost w przepisie art. 14 u.p.o.U., dotyczącym utworzenia Funduszu Pomocy. Zatem za zgodne z przepisami uznać należy wydanie przez wojewodę polecenia bezpośrednio gminie, jak również polecenie powiatowi zawarcia porozumienia z gminami i uwzględniania kosztów realizacji zadań związanych z udzielaną pomocą również przez te gminy.
Zawarte w pismach Wojewody Opolskiego regulacje, związane z nakazem uwzględniania przez powiat kosztów realizacji zadań ponoszonych przez gminy na podstawie zawartych porozumień, stanowią dopuszczalną przez art. 12 ust. 14 u.p.o.U. formę wydawania polecenia, uzupełniając i precyzując uprzednio wydaną decyzję.
Mając powyższe na uwadze, udzielić należy twierdzącej odpowiedzi w zakresie możliwości rozliczenia przez powiat w ramach środków pochodzących z Funduszu, kosztów ponoszonych przez gminy na zadania związane z zakwaterowaniem i wyżywieniem obywateli Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. W tym celu należy zawrzeć porozumienia pomiędzy powiatem a gminami, a rozliczenie może następować poprzez wystawianie przez gminy not obciążeniowych.
Przedstawiając powyższe należy zaznaczyć, że wyjaśnienia Regionalnej Izby Obrachunkowej w Opolu nie stanowią wiążącej wykładni prawa.
{RIO Opole, 2022-06-20, sygn. NA.III-422-13/2022}