Stanowisko RIO Opole:
W odpowiedzi na pismo z dnia 21 listopada 2016 r., sygn. FN.I.3251.86.2016, dotyczące wniosku o udzielenie wyjaśnienia na pytanie, czy salda należności figurujące w ewidencji księgowej jednostki budżetowej tj. Zarządu Nieruchomości Miejskich w Brzegu, dotyczące czynszów, mediów, dzierżaw itp., które zostały w przeszłości przejęte po zlikwidowanym w 2000 r. Miejskim Zarządzie Mienia Komunalnego w Brzegu, dla których jednostka nie posiada dokumentów źródłowych można wyksięgować z ww. ewidencji, informuję co następuje.
Analizując przedmiotowe zagadnienie należy odwołać się do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047), która wprawdzie nie zawiera definicji legalnej należności, ale w art. 3 ust. 1 pkt 12 odnosi się do pojęcia aktywów, przez które rozumie kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.
Powołana regulacja prawna w art. 20 ust. 2 przewiduje, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”.
Z informacji przekazanych przez podmiot wnioskujący o udzielenie wyjaśnienia wynika, że gminna jednostka budżetowa, która przejęła należności po zlikwidowanym zakładzie budżetowym nie posiada dokumentów, które potwierdzałyby fakt istnienia wskazanych w piśmie należności cywilnoprawnych, które powstały ponad 16 lat temu.
Natomiast z przepisów ustawy o rachunkowości (art. 26 ust. 1), wynika dla jednostek obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego m.in. poprzez weryfikację wartości należności. Z punktu widzenia przedmiotowego zagadnienia istotnego znaczenia nabiera również brzmienie art. 35b ust. 1 pkt 5 cyt. ustawy, który stanowi, że wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, odniesieniu do należności przeterminowanych lub W nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności. Powołany przepis w ust. 3 określa, że należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość. Ustawodawca wskazuje ponadto, że należności, o których mowa powyżej, od których nie dokonano odpisów aktualizujących ich wartość lub dokonano odpisów w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych (art. 35b ust 4 cyt. ustawy).
Podmiot wnioskujący o udzielenie wyjaśnienia, na skutek podjętych działań zmierzających do ustalenia stanu faktycznego, stwierdził brak dowodów księgowych potwierdzających zapisy księgowe. Zatem jednostka samorządu terytorialnego nie dysponuje materiałem dowodowym stanowiącym podstawę dochodzenia przedmiotowych roszczeń.
Mając na względzie powyższe, należy podkreślić, że sposób postępowania z należnościami wskazanymi we wniosku oraz wdrożenie odpowiednich procedur w tym zakresie jest rolą jednostki samorządu terytorialnego. Procedury te powinny być zgodne z obowiązującą w jednostce polityką rachunkowości. W stosunku do wskazanych nierozliczonych wierzytelności możliwe jest podjęcie działań mających na celu wyksięgowanie ich z ksiąg rachunkowych.
Przedstawiając powyższe należy zaznaczyć, że wyjaśnienia Regionalnej Izby Obrachunkowej w Opolu nie stanowią wiążącej wykładni prawa.
{RIO Opole, 2016-12-21, sygn. NA.III-0221-25/2016}