Stanowisko RIO Poznań:
W związku z emailem z dnia 7 listopada 2021 r., dotyczącym dokumentowania zakupów na rzecz szkoły, Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu informuje, co następuje.
Zgodnie z art. 13 pkt 11 w związku z art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) Izba udziela wyjaśnień w sprawach dotyczących stosowania przepisów o finansach publicznych: jednostkom samorządu terytorialnego, związkom metropolitalnym, związkom międzygminnym, stowarzyszeniom gmin oraz stowarzyszeniom gmin i powiatów, związkom powiatów, związkom powiatowo-gminnym, stowarzyszeniom powiatów, samorządowym jednostkom organizacyjnym, w tym samorządowym osobom prawnym, innym podmiotom, w zakresie wykorzystywania przez nie dotacji przyznawanych z budżetów jednostek samorządu terytorialnego z obszaru województwa wielkopolskiego.
Biorąc pod uwagę powyższe, uprawnienia Izby nie obejmują udzielania odpowiedzi w indywidualnych sprawach, w tym rozstrzygania konkretnych przypadków, a ponadto nie jest Pan osobą uprawnioną do występowania do Izby o udzielenie wyjaśnień czy wydawanie opinii. Niemniej jednak Izba wskazuje ogólnie na regulacje prawne dotyczące przedmiotowej sprawy.
Zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, z późn. zm.) dowód księgowy winien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Wymóg określony w punkcie 6 dotyczy czynności jakie są dokonane po otrzymaniu (bądź sporządzeniu) dowodu księgowego. Ponadto stosownie do przepisów art. 21 ust. 1a pkt 2 adnotacji tych można zaniechać jeśli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
W zakresie paragonów stwierdzić należy, że z całą pewnością nie zawierają one elementów określonych w punkcie 2 i 5, tzn. nie zawierają danych nabywcy oraz podpisu wystawcy dowodu księgowego. Niemniej zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1a pkt 1 ustawy o rachunkowości można zaniechać zamieszczenia na dowodzie księgowym tych danych jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.
Zgodnie z przepisami art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.) faktura może nie zawierać imienia i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów jeśli kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro. Ponadto przepisy art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące wymaganych elementów faktury VAT nie wskazują na konieczność zamieszczania na nich podpisu wystawcy.
W związku z powyższymi paragon można uznać za fakturę uproszczoną jeżeli spełnione są przesłanki o jakich mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług oraz zawiera on inne elementy wymagane przepisami art. 106e powyższej ustawy, w tym numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy lub wystawcy, a także nabywcy. W takim też przypadku taki paragon może zostać uznany za dowód księgowy.
Stanowisko prezentowane przez Izbę nie stanowi wiążącej interpretacji prawa, a jedynie pogląd Izby w zakresie objętym pytaniem.
{adresat nieznany, 2021-11-07, sygn. -}
{RIO Poznań, 2021-12-07, sygn. WA-0280/79/2021}