Stanowisko RIO Opole:
W odpowiedzi na pismo Z dnia 16 października 2013 r. sygn. GOK.310.1.2013, uzupełnione pismem z dnia 16 grudnia 2013 r. sygn. FB.310.2.2013.RJ, dotyczące udzielenia wyjaśnień w sprawie przypisu należności z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz kosztów upomnienia, wyjaśniam co następuje.
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 391 ze zm.) do obowiązkowych zadań gminy należy między innymi utrzymanie czystości i porządku w gminie. Właściciele nieruchomości stosownie do art. 6h cyt. ustawy obowiązani są do ponoszenia na rzecz gminy, na terenie której są położone ich nieruchomości, opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Do opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.).
Biorąc pod uwagę art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2013 r. poz. 330) w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte i przypadające na jej rzecz przychody. Również z art. 20 ust. 1 cyt. ustawy w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Oznacza to, że sam fakt posiadania przez jednostkę wiedzy na temat zdarzenia obliguje ją do ujęcia w księgach rachunkowych tego zdarzenia.
Należy stwierdzić, że obowiązujące przepisy nie rozstrzygają kwestii przypisu należności z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Nie rozstrzyga tej kwestii również art. 40 ust. 2 w związku z art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.), co również podnosiła jednostka w swoim piśmie z dnia 16 grudnia 2013 r.
Z opisu stanu faktycznego przedstawionego przez jednostkę wynika, że powyższa kwestia została uregulowana przez jednostkę w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości, co w ocenie Izby znajduje oparcie w aktualnym stanie prawnym. Za stanowiskiem tym przemawia również okoliczność powierzenia przez ustawodawcę organowi stanowiącemu gminy w art. 61 cyt. ustawy szerokich kompetencji w zakresie określenia terminu, częstotliwości i trybu uiszczania opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. Wewnętrzne regulacje w zakresie rachunkowości powinny być dostosowane do warunków miejscowych, by rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową jednostki (art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Tym samym należy uznać, iż kwestię przypisu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi wobec braku jednoznacznych i rozstrzygających przepisów należy uregulować stosownymi zapisami w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości jednostki.
Odnośnie drugiego zagadnienia dotyczącego przypisania kosztów upomnienia to zgodnie z art. 15 § 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. z 2012 r. Dz.U. poz. 1015 ze zm.), obowiązek uiszczenia kosztów upomnienia przez zobowiązanego powstaje z chwilą doręczenia upomnienia. Koszty upomnienia wysłane dłużnikowi stają się należnościami budżetowymi jednostki samorządu terytorialnego w momencie skutecznego doręczenia upomnienia. Należności budżetowe winne być zaewidencjonowane w księgach rachunkowych jednostki.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W związku z tym, dokonanie przypisów upomnienia może nastąpić najszybciej z chwilą skutecznego doręczenia upomnienia. Potwierdzenie tego stanowiska, można znaleźć m.in. w wystąpieniu pokontrolnym Najwyższej Izby Kontroli Delegatura w Szczecinie sygn. LSZ-4110-01-02/2013 R/13/002, w którym stwierdzono m.in. Zgodnie z art. 15 § 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji obowiązek uiszczenia kosztów upomnienia przez zobowiązanego powstaje z chwilą doręczenia upomnienia. W zapisie księgowym należało ujmować także kwotę kosztów upomnienia oraz datę jego doręczenia jako datę zdarzenia/dokonania operacji gospodarczej, o której stanowi art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (data wystawienia upomnienia jest datą dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu księgowego – art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości).
Do ewidencjonowania kosztów upomnienia mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. nr 208, poz. 1375). Z opisu do konta WN 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” wynika, że koszty upomnienia księguje się w kwocie wpłaconej – na podstawie dokumentu wpłaty, w korespondencji ze stroną MA konta 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych. Przy takim zapisie, można wywieść pogląd, że przypisu należności kosztów upomnienia można dokonywać w chwili zapłaty.
Wobec możliwych odmiennych sposobów ewidencjonowania kosztów wynikających z przepisów prawa, mając na względzie zasadę istotności, o której mowa w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, wydaje się zasadne uregulowanie procedury dokonywania przypisu należności z tytułu upomnienia w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w jednostce.
{RIO Opole, 2014-01-21, sygn. NA.III 0221-33/2013}