Stan faktyczny:

Organ (gmina) sporządzając łączne sprawozdanie finansowe, dokonuje odpowiednich wyłączeń wzajemnych rozliczeń między jednostkami funkcjonującymi w ramach jednostki samorządu terytorialnego. Łączne sprawozdanie finansowe jest sumą odpowiednich pozycji poszczególnych części sprawozdań finansowych jednostek budżetowych pomniejszoną o kwoty wzajemnych rozliczeń (wyłączeń). Ewidencja wzajemnych rozliczeń między jednostkami Wpływa na rzetelność danych prezentowanych w łącznym sprawozdaniu finansowym — eliminuje „podwójne” ujęcie niektórych wartości. Ewidencje księgową prowadzi się na koncie 976.

Przedmiotem wyłączeń między jednostkami są rozliczenia należności i zobowiązań, przychodów i kosztów oraz funduszu jednostki.

Przykład.1. Dopłaty do wyżywienia za dzieci uczęszczające do przedszkoli/żłobków.

Koszty wyżywienia dzieci w przedszkolu/żłobku ponoszą rodzice. Z uwagi na trudną sytuację życiową/finansową niektórych z nich, OPS dopłaca do wyżywienia. Wpłaty/dopłaty te są ewidencjonowane w jednostce na rozrachunkach z poszczególnymi rodzicami dzieci. Tak więc część rodziców płaci bezpośrednio za wyżywienie dziecka w przedszkolu/żłobku pełną opłatę, natomiast część rodziców płaci część tej opłaty, natomiast pozostała część opłaty jest wpłacana na rzecz dziecka przez OPS- jest to księgowanie techniczne dotyczące źródła finansowania opłaty, rodzić równie dobrze mógłby otrzymać świadczenie z OPS na „rękę” i dokonać całość opłaty na rzecz wyżywienia dziecka w przedszkolu/żłobku jak pozostali rodzice).

Przykład 2. Dopłaty do czynszów (dodatek mieszkaniowy) za najemców gminnych lokali komunalnych.
Koszty czynszów za najem lokali komunalnych ponoszą najemcy. Z uwagi na trudną sytuację

Pytanie:

Czy ww. operacje dotyczące rozliczeń poszczególnych jednostek (OPS, Urząd Miejski, Przedszkole) z kontrahentem zewnętrznym (rodzicem/najemcą) powinny być przedmiotem wzajemnych rozliczeń (wyłączeń) między jednostkami (tj. OPS /Przedszkole czy OPS/Żłobek czy OPS/Urząd Miejski) przy sporządzaniu łącznego sprawozdania finansowego?

Stanowisko własne:

Zdaniem Gminy rozliczenia pomiędzy jednostkami nie powinny być przedmiotem wzajemnych wyłączeń przychodów/kosztów, gdyż nie dotyczą bezpośrednio rozliczeń pomiędzy jednostkami. Są rozliczeniami kontrahentów/rodziców/najemców z jednostką (przedszkolem czy Urzędem). Ewidencja księgowa dopłat OPS do wyżywienia czy czynszu dokonana jest na koncie rozrachunkowym danego rodzica czy najemcy, a nie jednostki (przypis Wn 221-rodzic/najemca, Ma 720; wpłata Wn 130, Ma 221-rodzic/najemca), natomiast dopłaty do wyżywienia/najmu dokonane przez OPS mają charakter techniczny. Nie powodują „podwójnego” ujęcia przychodów czy kosztów w jednostkach, a wyłączenie ich spowoduje, że przychody z opłat za wyżywienie dzieci czy przychody z czynszów nie będą odpowiadały faktycznym Wpływom z tego tytułu 1 w rezultacie będą zniekształcały obraz sprawozdania

Poza tym, gdyby świadczeniobiorca otrzymał świadczenie „na rękę” i sam dokonał płatności za wyżywienie dziecka/czynsz jak pozostali, wówczas wypłacone świadczenie nie byłoby przedmiotem wyłączeń. Tak więc w ocenie Gminy sposób wpłaty tj. bezpośredni świadczeniobiorcy czy pośrednio tj. za pośrednictwem OPS na rzecz jego dzieci w przedszkolu/najmowanego lokalu, nie może być podstawą do tego czy przychody/koszty będą przedmiotem wyłączenia czy nie. Podstawą jest sposób ujęcia tych dopłat w ewidencji księgowej jednostki.

Stanowisko RIO Bydgoszcz:

W odpowiedzi na wniosek o udzielenie wyjaśnienia w zakresie stosowania przepisów o finansach publicznych, który wpłynął do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Bydgoszczy, w dniu 4 maja 2021 r., w zakresie wyłączeń wzajemnych rozliczeń między jednostkami funkcjonującymi w ramach jednostki samorządu terytorialnego przy sporządzaniu łącznego sprawozdania finansowego, Regionalna Izba Obrachunkowa w Bydgoszczy informuje:

Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki budżetowe sporządzają sprawozdanie finansowe składające się z bilansu, rachunku zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienia zmian w funduszu jednostki oraz informacji dodatkowej. Organ (gmina, powiat) sporządzając łączne sprawozdanie finansowe, dokonuje odpowiednich wyłączeń wzajemnych rozliczeń między jednostkami funkcjonującymi w ramach jednostki samorządu terytorialnego. Łączne sprawozdanie finansowe jest sumą odpowiednich pozycji poszczególnych części sprawozdań finansowych jednostek budżetowych pomniejszoną o kwoty wzajemnych rozliczeń (wyłączeń).
Do ewidencji kwot wynikających z wzajemnych rozliczeń między jednostkami w celu ich wyłączenia w trakcie sporządzania łącznego sprawozdania finansowego służy konto 976 ,,wzajemne rozliczenia między jednostkami”. Do konta 976 powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa, z podziałem na poszczególne elementy łącznego sprawozdania z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki – dla każdego przedmiotu wyłączeń oddzielnie.

Każda jednostka budżetowa jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 976 wzajemnych wyłączeń, oddzielnie dla: należności, zobowiązań, przychodów, kosztów oraz funduszu jednostki.

Ponadto zasady ewidencji szczegółowej dla konta 976 ustalają kierownicy jednostek organizacyjnych w swojej polityce rachunkowości.
W świetle powyższego operacje dotyczące rozliczeń poszczególnych jednostek budżetowych (OPS, Urząd Miejski, Przedszkole) z kontrahentem zewnętrznym (rodzicem, najemcą) nie powinny być przedmiotem wzajemnych rozliczeń (wyłączeń) między jednostkami (tj. OPS/Przedszkole, OPS/Żłobek czy OPS/Urząd Miejski) przy sporządzaniu łącznego sprawozdania finansowego.

Rozliczenia pomiędzy jednostkami w zakresie wspomnianych dopłat do wyżywienia dzieci uczęszczających do przedszkoli (żłobków) czy też dopłat do czynszów (dodatek mieszkaniowy) za najemców gminnych lokali mieszkaniowych nie dotyczą bezpośrednio rozliczeń między jednostkami, stanowią rozliczenia kontrahentów (rodziców, najemców) z jednostką (przedszkolem, żłobkiem, OPS). Ewidencja księgowa dopłat OPS do wyżywienia czy czynszu dokonywana jest na koncie rozrachunkowym danego rodzica (najemcy) a nie jednostki (przypis Wn 221 – rodzic/najemca, Ma 720; wpłata Wn 130, Ma 221 – rodzic/ najemca) i nie powoduje podwójnego ujęcia przychodów czy kosztów w jednostkach.

W tym miejscu należy wskazać, że Izba nie ma uprawnień dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa. W związku z tym niniejsze wyjaśnienie należy potraktować, jako stanowisko Izby, które nie jest wiążące dla wnioskującego o udzielenie wyjaśnienia, jak również dla organów rozstrzygających w konkretnych sprawach.

{Urząd Miasta Sępólno Krajeńskie, 2021-04-27, sygn. -}
{RIO Bydgoszcz, 2021-06-02, sygn. RIO-KA-073-10/2021}