Stanowisko RIO Katowice:

W odpowiedzi na wniosek z dnia 18 maja 2022 r. w sprawie możliwości wypłaty sołtysom zaliczki na sfinansowanie wydatków ujętych w planach finansowych poszczególnych sołectw w ramach wyodrębnionego w budżecie gminy funduszu sołeckiego, wyjaśniam.

Funduszem sołeckim są środki, wyliczone zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. z 2014 r. poz. 301 z późn. zm.), stanowiące integralną część budżetu gminy. Wydatki związane z realizacją przedsięwzięć finansowanych w ramach tego funduszu powinny być dokonywane z zachowaniem zasad gospodarki finansowej i procedur kontroli obowiązujących w jednostce (urzędzie) określonych przez jej kierownika z uwzględnieniem ustaleń (wytycznych) organu wykonawczego.

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.), określa zasady wykonywania budżetów oraz kompetencje organów jednostek samorządu terytorialnego i kierowników jednostek sektora finansów publicznych. W zakresie nienormowanym powszechnie obowiązującym prawem jednostka samorządu terytorialnego może w formie przepisów prawa wewnętrznego określać zasady wykonywania budżetu, w tym dotyczące dokonywania wydatków budżetowych poprzez udzielania zaliczek. Ustawa wprowadza zakaz zamieszczania w uchwale budżetowej przepisów niezwiązanych z wykonywaniem budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art. 213), co oznacza, iż możliwe jest określenie przez organ stanowiący w uchwale budżetowej szczególnych zasad (kompetencji) dotyczących wykonywania budżetu. W urzędzie gminy i pozostałych samorządowych jednostkach istnieje możliwość posługiwania się gotówkową formą dokonywania wydatku poprzez przekazanie zaliczki na zakup usługi lub dobra i jego dokonanie w imieniu jednostki. W kompetencjach kierownika jednostki pozostaje decyzja o dopuszczeniu zakupu dóbr lub usług przez pracowników z zaliczek. Podstawą prawną do stosowania tej zaliczki może być wewnętrzne zarządzenie kierownika jednostki, wydane z uwzględnieniem ograniczeń ustalonych przez organ wykonawczy w tym zakresie (co obejmuje także możliwość ustanowienia zakazu zaliczek). Przepisy wewnętrzne dotyczące udzielania i rozliczania zaliczek w celu dokonania zapłaty ze środków publicznych muszą być kompletne i spójne. Dlatego odpowiednie zapisy o zaliczkach powinny się znaleźć nie tylko w wewnętrznych procedurach kontroli procesów dokonywania wydatków i zwrotu środków publicznych, ale także w zarządzeniu o zasadach (polityce) rachunkowości jednostki oraz instrukcji inwentaryzacyjnej.

Stosownie do treści art. 5 ust. 1 oraz w związku z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2022 r. poz. 559 z późn. zm.), sołectwa nie są jednostkami organizacyjnymi lecz jednostkami pomocniczymi gminy. Jednocześnie, w myśl przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 530), sołtys nie jest pracownikiem samorządowym.

W związku z powyższym, w ocenie Izby brak jest możliwości udzielania zaliczek na wydatki jednostek pomocniczych dla sołtysów, w ramach wyodrębnionego w budżecie gminy funduszu sołeckiego. Zaliczki te mogłyby być udzielone pracownikowi urzędu gminy wykonującemu obowiązki związane z realizacją zadań wyodrębnionych w jego ramach.

Prezentowane stanowisko przedstawia pogląd Izby w sprawie objętej zapytaniem i nie ma charakteru prawnie wiążącego.

{RIO Katowice, 2022-07-19, sygn. WA-023/39/22}