Stanowisko RIO Gdańsk:

w odpowiedzi na Pana pismo z dnia 26 marca 2021 r., które wpłynęło do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku w dniu 30 marca 2021 r., dotyczące sposobu wdrażania procedur finansowych w jednostkach oświatowych po przyjęciu przez Urząd Gminy w Potęgowie, na podstawie art. 10b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.), obsługi finansowo – księgowej tych jednostek, uprzejmie wyjaśniam, co następuje. We wstępie wskazać należy, że zasady udzielania wyjaśnień przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Gdańsku w trybie art. 13 pkt 11 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2019 r. poz. 2137) określone zostały w komunikacie zamieszczonym na stronie http://www.gdansk.rio.gov.pl/ (w zakładce: Działalność Izby >> Wyjaśnienia w sprawach stosowania przepisów o finansach publicznych >> Informacje ogólne). Wniosek w sprawie udzielenia wyjaśnień winien zawierać opis stanu faktycznego oraz stanu prawnego, na tle których zrodziły się wątpliwości, proponowanego rozwiązania sprawy, ze wskazaniem podstawy prawnej takiego rozwiązania, zaopiniowanego przez obsługę prawną jednostki oraz jasnego wskazania zaistniałych wątpliwości. Wniosek nie może jednakże dotyczyć prośby o wskazanie sposobu rozwiązania konkretnej i indywidualnej sprawy.

Odnosząc się do treści ww. wniosku z przykrością stwierdzam, że nie spełnia on ww. wymogów, jakie zostały przewidziane dla wniosków o udzielenie wyjaśnienia w sprawie stosowania przepisów o finansach publicznych. Przedmiotem wniosku nie może być bowiem pytanie o wskazanie sposobu rozwiązania konkretnej i indywidualnej sprawy. Takie zaś cechy posiada przedłożony wniosek, co wynika z jego treści oraz z załączonych do niego dokumentów. Ustosunkowując się jednak w sposób ogólny do poruszonej w niniejszym wniosku problematyki wskazać należy, że – w ocenie tut. Izby – konsekwencje prawne przejęcia do prowadzenia przez podmiot obsługujący wspólnej obsługi poszczególnych jednostek w zakresie rachunkowości należy rozpatrywać z uwzględnieniem regulacji wynikających z art. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.) oraz art. 11 i 53 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.), a także przy poszanowaniu naczelnych zasad prowadzenia rachunkowości. Uszczegóławiając powyższe stanowisko wskazać należy, że przepis artykułu 4 ust. 1, 1a i 1b ustawy o rachunkowości wprowadza do polskich przepisów o rachunkowości brytyjską zasadę true and fair view, to jest zasadę prawdziwego i rzetelnego obrazu jednostki, postulującą, że rachunkowościowe odwzorowanie jednostki ma być prawdziwe, bezstronne i kompletne. Ujęta w przepis zasada nabiera charakteru nadrzędnej dyrektywy orientującej dla polityki rachunkowości i kierownika jednostki, który ma tę politykę ustalić i za nią odpowiada (art. 4 ust. 5, art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości) [vide: Komentarz do ustawy o rachunkowości, Helin 2017, wyd. 7, Legalis].

Pojęcie rachunkowości zostało w ustawie rozciągnięte na ogół czynności związanych ze sporządzaniem sprawozdawczości finansowej. Czynności te są wielopoziomowe i – w myśl przepisu art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości – obejmują:
1. politykę rachunkowości przyjętą przez jednostkę (art. 4 – art. 8 ustawy o rachunkowości);
2. zakres i zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 9 – art. 25 ustawy o rachunkowości;
3. inwentaryzację (art. 26 – art. 27 ustawy o rachunkowości);
4. wycenę aktywów, pasywów i zasady ustalania wyniku finansowego (art. 28 – art. 44 ustawy o rachunkowości);
5. sporządzanie sprawozdań finansowych (art. 45 – art. 63 ustawy o rachunkowości);
6. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych i innych danych (art. 70 – art. 76 ustawy o rachunkowości);
7. badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych (art. 64 – art. 70 ustawy o rachunkowości).

Powyższa dokumentacja musi być zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości, a także powinna uwzględniać szczegółowe regulacje zawarte w innych przepisach. Ponadto należy ją dostosować do specyfiki, w której działa dana jednostka, ustalając uprawnienia i odpowiedzialność za przebieg i kontrolę procesów w niej zachodzących. Zaznaczyć również należy, że objęte wspólną obsługą jednostki budżetowe w dalszym ciągu, zachowując swoją odrębność, funkcjonują z uwzględnieniem zasady wynikającej z art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków. W stosunku do każdej z obsługiwanych jednostek, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 4a ustawy o rachunkowości (tj. dla każdej jednostki budżetowej) należy oddzielnie stosować przepisy z zakresu rachunkowości, na co wskazuje systematyka wyżej powołanej regulacji prawnej. Na rachunkowość traktowaną odrębnie dla każdej jednostki obsługiwanej składają się z kolei sprawy i czynności określone w wyżej powołanym przepisie art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Przy czym zaakcentowania wymaga, że zgodnie z przepisem art. 10b ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym zakres obowiązków powierzonych jednostce obsługującej w ramach wspólnej obsługi określa rada gminy w uchwale podjętej na podstawie ww. przepisu.

Z tych względów, zdaniem tut. Izby, w przypadku wspólnej obsługi finansowej, o której mowa w art. 10a – 10c ustawy o samorządzie gminnym, jednostka obsługująca zobowiązana jest, w zakresie określnym uchwałą gminy, prowadzić odrębnie rachunkowość dla jednostki obsługującej i odrębnie dla każdej jednostki obsługiwanej, co jest warunkiem wiarygodności i przejrzystości ewidencji wynikającym z przepisów rozdziału 2 ustawy rachunkowości. Taki kierunek interpretacyjny uzyskuje dodatkowe potwierdzenie w przepisie art. 53 ustawy o finansach publicznych. Przepis ten w ust. 5 stanowi bowiem, że kierownik jednostki obsługującej jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość każdej z jednostek obsługiwanych, w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą, o której mowa w art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, wyodrębniając tym samym rachunkowość i sprawozdawczość jednostek obsługiwanych od rachunkowości i sprawozdawczości jednostki obsługującej.

Jednocześnie pragnę podkreślić, że jest to jedynie stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku, która nie posiada uprawnień do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa.

{Urząd Gminy Potęgowo, 2021-03-26, sygn. -}
{RIO Gdańsk, 2021-04-06, sygn. RP.0441/84/17/1/2021}