Stanowisko RIO Olsztyn:

W odpowiedzi na wniosek z dnia 4 kwietnia 2023 r. /przesłany drogą elektroniczną/ w sprawie udzielenia wyjaśnienia w zakresie stosowania przepisów ustawy o finansach publicznych, dotyczący inwentaryzacji środków trwałych i paliwa, Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie wyjaśnia, co następuje:

1. Odnośnie pierwszego pytania tj.: czy granicznym terminem zakończenia inwentaryzacji przeprowadzoną trzema metodami: spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji z dokumentacji jest 15 stycznia?

Zasady przeprowadzania przez jednostkę inwentaryzacji stanu aktywów i pasywów regulują przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) – dalej: uor. Zgodnie z art. 26 ust 1 uor ustawodawca określił trzy metody inwentaryzacji, które jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego, tj.:

1) drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

2) drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

3) drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

W jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację należy więc przeprowadzić na 31 grudnia każdego roku obrotowego.

Stosownie zaś do treści art. 26 ust. 3 pkt 1 uor termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji  oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Wobec powyższego, w ocenie Izby granicznym terminem zakończenia inwentaryzacji przeprowadzonej dwiema metodami tj.: drogą spisu z natury lub potwierdzenia sald jest 15 stycznia. Natomiast w przypadku inwentaryzacji przeprowadzonej drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, przepis art. 26 ust. 3 pkt 1 uor nie ma zastosowania.

2. Odnośnie drugiego pytania: czy i w jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację paliwa znajdującego się w bakach samochodów osobowych oraz agregatach prądotwórczych?

Przepisy ustawy o rachunkowości nie odnoszą się co do zasad przeprowadzania inwentaryzacji paliwa. Niemniej jednak zwrócić należy uwagę, że w myśl 4 ust. 5 uor kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą. Zgodnie z art. 4 ust. 3 uor rachunkowość obejmuje min.:

– przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,

– prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,

– okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

– wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego.

Zasadnym jest więc określenie przez jednostkę zasad organizacji i przeprowadzania inwentaryzacji paliwa, w przyjętej przez siebie polityce rachunkowości.

Izba zaznacza, że stosownie do treści art. 10 ust. 3 uor w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy, przyjmując zasady (politykę) rachunkowości, jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości. Zgodnie z pkt 14 lit. D komunikatu nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały komitetu standardów rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. MF z 2016 r. poz. 55) nieobjęte bieżącą ewidencją księgową zapasy, odpisywane w ciężar kosztów w momencie zakupu lub wytworzenia (art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy), podlegają obowiązkowo spisowi na ostatni dzień roku obrotowego. Ze względu na to, że zapasy te nie są objęte bieżącą ewidencją księgową:

a) wyniki spisu z natury nie są porównywane z danymi tej ewidencji; nie są ustalane różnice inwentaryzacyjne,

b) odrębnego ustalenia wymagaj ą ceny jednostkowe służące do wyceny tych zapasów.

W tym miejscu należy wskazać, że Izba nie ma uprawnień do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa. W związku z tym niniejsze wyjaśnienie należy potraktować, jako stanowisko Izby, które nie jest wiążące dla wnioskującego o udzielenie wyjaśnienia, jak również dla organów rozstrzygających w konkretnych sprawach.

{RIO Olsztyn, 2023-05-05, sygn. RIO.III.072-36/2023}