Stanowisko RIO Kielce:

Szanowny Panie Prezydencie, wnioskiem z dnia 17.11.2021 roku, doręczonym na adres Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach w dacie 17.11.2021 roku, Pan Piotr Dasios — Wiceprezydent Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego, działający z upoważnienia Prezydenta Miasta, zwrócił się o udzielenie odpowiedzi na pytanie:

Czy dokonując doręczeń podatnikom oryginałów decyzji sporządzonych w tradycyjnej papierowej formie, jest dopuszczalne prawnie archiwizowanie kopii przedmiotowych decyzji w formie dokumentów elektronicznych?

Z opisu stanu faktycznego wynika, że pytanie dotyczy formy archiwizowania decyzji, o których stanowi art. 210 § 1a ustawy Ordynacja podatkowa.

Odpowiadając na postawione pytanie, wskazać należy na następujące okoliczności.

Pytanie zawarte we wniosku o udzielenie wyjaśnienia zasadniczo sprowadza się do ustalenia, czy przedmiotowe decyzje stanowią dokument elektroniczny czy może dokument w formie papierowej.

Zgodnie z art. 210 § la ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.), dalej o.p. – decyzja w sprawie ustalenia zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, podatku rolnym lub podatku leśnym, w tym w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, sporządzana z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, może zamiast podpisu własnoręcznego osoby upoważnionej do jej wydania, zawierać podpis mechanicznie odtwarzany tej osoby lub nadruk imienia I nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej wydania.

Jak wynika z art. 3 pkt 13 o.p. dokument elektroniczny – to dokument, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 670, 952 i 1005), dalej i.d.p.r.z.p. Zgodnie z art. 3 pkt 2 i.d.p.r.z.p. dokument elektroniczny, to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

Z kolei jak wynika z art. 3 pkt 3 i.d.pr.z.p. system teleinformatyczny, to zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie, przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych przez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2021 r. poz. 5/6).

W ocenie Izby decyzje o których stanowi art. 210 $ 1a o.p. sporządzane z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, można uznać jako dokumenty elektroniczne, jeżeli spełniają wymagania określone w art. 3 pkt 2 oraz pkt 3 i.d.p.r.z.p.

Zastosowanie metody archiwizowania w postaci dokumentu elektronicznego tych decyzji będzie możliwe po wypełnieniu wymogów określonych ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.), w szczególności art. 6 ust. 1a oraz trzech rozporządzeń wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a – 2c tej ustawy, w sprawie:

– niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w podmiotach, o których mowa w ust. 1, uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej, a także potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych,

– szczegółowych sposobów postępowania z dokumentami elektronicznymi, w szczególności zasad ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasad i trybu ich brakowania, uwzględniając potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania,

– wymagań technicznych, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych.

W przypadku ewentualnych wątpliwości m.in. w przedmiocie możliwości archiwizowania decyzji o których stanowi art. 210 § 1a o.p. w postaci dokumentu elektronicznego, można wystąpić do ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Jednocześnie pragnę podkreślić, że jest to jedynie stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach, która nie posiada uprawnień do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa.

{Urząd Miasta Ostrowca Świętokrzyskiego, 2021-11-17, sygn. -}
{RIO Kielce, 2021-12-16, sygn. WI.54.65.2021}