Stanowisko RIO Łódź:

W odpowiedzi na pismo Pana Marszałka z dnia 27 czerwca 2011 roku, znak: FNI.3037.66.2011, zawierającego Wniosek o udzielenie wyjaśnienia w zakresie stosowania przepisów o finansach publicznych, to jest udzielenie odpowiedzi w przedmiocie zwrotu przez Urząd Marszałkowski dodatkowych kosztów podróży służbowej odbywanej samochodem prywatnym, takich jak opłaty związane z przejazdem autostradą (…) uprzejmie informuję, że do zwrotu pracownikowi wydatków poniesionych przez niego w podróży służbowej zobowiązuje pracodawcę art. 77(5) Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Pracodawca prywatny spoza strefy budżetowej, który sam nie określi wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi z tego tytułu, ma obowiązek stosować w tym zakresie przepisy rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. nr 236, poz. 1990 ze zm.). Wskazuje ono, że oprócz zwrotu kosztów przejazdów pracownikowi przysługuje m.in. zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Definicję podróży służbowej zawiera art. 77(5) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, wówczas pracownikowi z tego tytułu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Z uwagi na ryczałtowy sposób ustalania kosztów przejazdu pracownik nie może żądać od pracodawcy zwrotu faktycznie poniesionych na ten cel wydatków, w tym m.in. związanych z zakupem paliwa. W konsekwencji, pracownik nie ma obowiązku przedkładania pracodawcy żadnych innych dowodów je dokumentujących. Innymi słowy, stawka za kilometr pomnożona przez liczbę przejechanych kilometrów, stanowi swego rodzaju ekwiwalent za koszty przejazdu, odzwierciedlający jedynie zużycie prywatnego samochodu pracownika (w którym mieści się zużycie paliwa, olejów oraz podzespołów samochodu).

Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Zgodnie z przepisem § 3 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów; noclegów; dojazdów środkami komunikacji miejscowej; innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Powyższe przepisy nie zawierają wykazu „innych udokumentowanych wydatków” ani „innych wydatków”, nie ograniczają również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które jednak muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, stwierdzono bowiem w § 8a ust. 3, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe. pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Wobec powyższego można uznać, że ryczałtowy zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej pracownika nie obejmuje opłat za autostradę i za parkingi. Te wydatki należy kwalifikować do kategorii innych wydatków związanych z podróżą służbową pracownika, które, o ile pracodawca uzna je za uzasadnione, ma obowiązek zwrócić pracownikowi.

W rezultacie, Izba nie podziela stanowiska zaprezentowanego w piśmie Pana Marszałka. Gdyby uznać je za słuszne, to należałoby przyjąć, że pracownik, który w podróży służbowej odbytej własnym samochodem korzystał z przejazdów autostradą i z parkingów, otrzymywałby zwrot wydatków z tytułu używania samochodu w takiej samej wysokości jak pracownik, który w podróży odbytej na trasie o tej samej długości takich wydatków nie poniósł.

Informuję, jednocześnie, ze zaprezentowane w niniejszym piśmie stanowisko nie ma mocy wiążącej.

{RIO Łódź, 2011-07-14, sygn. WA 4120-11/2011/w/}