Stanowisko RIO Lublin:

W odpowiedzi na wniosek z 11 czerwca br. o udzielenie wyjaśnienia w zakresie odpowiedzialności za przeprowadzanie inwentaryzacji w formie spisu z natury po utworzeniu wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej uprzejmie wyjaśniam.

Zgodnie z przepisami art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, a – na podstawie przepisów art. 26 tej ustawy – przeprowadza się ją z wykorzystaniem jednej z trzech metod, tj. w drodze: spisu z natury, otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń lub też porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Z kolei z przepisów art. 4 ust. 5 ww. ustawy wynika, że kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, są zapisy art. 53 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869), które wskazują, że kierownik jednostki obsługującej, o której mowa w art. 10b ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506), art. 6b ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 511) albo art. 8d ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2019 r. poz. 512) jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej, a o zakresie obsługi jednostek obsługiwanych decyduje organ stanowiący jst w formie uchwały (art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, art. 6b ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym, art. 8d ust. 2 ustawy o samorządzie województwa), wskazując w niej zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi.

Jednocześnie z przepisów art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, art. 6c ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym oraz art. 8e ust. 2 ustawy o samorządzie województwa wynika, że w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości.

Dla rozstrzygnięcia kwestii wskazanej w Pani wniosku istotne są zapisy podjętej w dniu 7 września 2017 r. przez Radę Miasta Lublin uchwały Nr 822/XXXII/2017 w sprawie utworzenia jednostki organizacyjnej pod nazwą „Lubelskie Centrum Ekonomiczno- Administracyjne Oświaty” i nadania jej statutu. Mocą tej uchwały ustalono, że Centrum stanowi jednostkę obsługującą dla oświatowych jednostek budżetowych gminy Lublin (jednostek obsługiwanych) wskazanych w załączniku do uchwały (§ 1 ust. 4), a jego zadaniem jest zapewnienie jednostkom obsługiwanym wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej, polegającej m.in. na prowadzeniu rachunkowości (§ 2 ust. 1 pkt 1).

W związku z powyższym, mając na uwadze uregulowania ustawowe, powierzenie w drodze uchwały Rady Miasta Lublin jednostce obsługującej (Centrum) obsługi finansowej. w tym z zakresu rachunkowości jednostek obsługiwanych nastąpiło w całości (a nie wybiórczo, z pominięciem niektórych obowiązków), co oznacza również powierzenie zadań i odpowiedzialności związanych z inwentaryzacją.

Wobec tego Regionalna Izba Obrachunkowa przychyla się do stanowiska przedstawionego w Pani wniosku, że odpowiedzialność za realizację zadań związanych z inwentaryzacją, w tym przeprowadzeniem jej w formie spisu z natury w jednostkach obsługiwanych spoczywać będzie na kierowniku jednostki obsługującej (Centrum). Tożsame stanowisko zaprezentowane jest także na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (https:// www.gov.pl/web/finanse/prosze-o-wskazanie-osoby-odpowiedzialnej-za-przeprowadzenie- inwentaryzacji-w-jednostce-obsługiwanej-w-przypadku-ustanowienia-wspolnej-obslugi-cuw).

Organizacja wewnętrzna procesu inwentaryzacyjnego zależy od indywidualnych ustaleń jednostki. Przy czym zdaniem Izby – wskazane jest, aby jednostki obsługująca i obsługiwana współpracowały ze sobą w czasie inwentaryzacji, bowiem choć na jednostce obsługującej ciąży obowiązek właściwego i terminowego jej przeprowadzenia, to kierownik jednostki obsługiwanej odpowiadając za gospodarkę finansową tej jednostki – winien mieć możliwość uczestniczenia w tych czynnościach, np. poprzez udział w spisie osób materialnie odpowiedzialnych.

Jednocześnie informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Lublinie, prowadząc działalność informacyjną, instruktażową i szkoleniową przedstawia wyłącznie swoje stanowisko i nie jest upoważniona do wydawania rozstrzygnięć w indywidualnych sprawach ani do dokonywania wiążącej wykładni przepisów prawa.

{RIO Lublin, 2019-06-18, sygn. RIO – I – 430/20/19}