Stanowisko RIO Wrocław:

W dniu 18 czerwca 2021 r. do Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu wpłynął Pana wniosek z dnia 11 czerwca 2021 r. (znak CUW.07.070.14.2021) o udzielenie wyjaśnienia w sprawie dotyczącej stosowania przepisów o finansach publicznych, w którym zawarto następujące pytania:

Czy osoba pełniąca funkcje głównego księgowego może jednocześnie pełnić funkcję referenta ds. kard i płac?

Czy zatrudnienie głównego księgowego w kilku jednostkach oświatowych na cząstki etatu jest prawidłowym postępowaniem? Zaznaczając, że osoba ta miałaby powierzone obowiązki z dwóch odrębnych funkcji, jako główny księgowy i jako referent ds. płac.

We wniosku wskazano, ze przepisem, którego stosowanie wymaga wyjaśnienia jest art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 305 z późn. zm.), zwanej dalej „u.f.p.”

W związku z powyższym wyjaśniam, co następuje:

Zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki.
Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki.

Stosownie do art. 53 ust. 2 u.f.p. kierownik jednostki sektora finansów publicznych podejmuje decyzje w ramach prowadzonej gospodarki finansowej, w szczególności powierza określone obowiązki w zakresie tej gospodarki pracownikom jednostki. Jego samodzielność ograniczają oczywiście obowiązujące przepisy, w tym art. 54 u.f.p. i ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1282).

Na podstawie art. 54 u.f.p. można przyjąć, że co do zasady w każdej jednostce sektora finansów publicznych powinna być zatrudniona osoba określana jako główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych. Obowiązek ten nie występuje jeżeli w ramach wspólnej obsługi, o której mowa w art. 10a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 713 z późn. zm.), jednostka obsługująca zaliczana do sektora finansów publicznych zapewnia realizację zadań głównego księgowego przez osobę spełniającą ustawowe wymogi (art. 54 ust.2a u.f.p.).

Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych — zgodnie z art. 54. ust. 1 u.f.p. — jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

1) prowadzenia rachunkowości jednostki,
2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
3) dokonywania wstępnej kontroli:
a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

Pogląd o rozłączności zadań, które wykonuje główny księgowy i pozostali pracownicy jednostki, oraz funkcji kontrolnych, które pełni główny księgowy, wynika z art. 54 ust. 3 i 4 u.f.p. oraz przesłanek natury praktycznej (procedur kontroli finansowej). Chodzi o to, by nie być jednocześnie właściwym rzeczowo pracownikiem sporządzającym m.in. dokumenty stanowiące podstawę dokonania wydatku ze środków publicznych i kontrolerem w tej samej sprawie. Z art. 54 ust. 3 u.f.p. wynika, że główny księgowy dokonuje wstępnej kontroli, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 u.f.p., na podstawie dokumentów dotyczących danej operacji sporządzonych przez pracownika właściwego rzeczowo. Dowodem dokonania tej kontroli jest bowiem podpis głównego księgowego złożony na dokumentach obok pracownika właściwego rzeczowo. Ponadto, z art 54 ust. 4 u.f.p. wynika, że główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości podczas tej kontroli zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.

W praktyce, szczególnie w przypadku małych jednostek, może okazać się dość trudne powierzenie pracownikom określonych zadań, nie zwalnia to jednak kierownika jednostki od przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, tym bardziej że to na nim ciąży odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki.

Na pytanie czy główny księgowy zatrudniony w jednostce może być zatrudniony jako główny księgowy w innej jednostce (na część etatu) należy wskazać, że przepisy nie zawierają takiego zakazu, ponieważ obowiązuje generalna zasada wolności podejmowania pracy. Takiego zakazu nie wprowadza także art. 54 u.f.p. Natomiast niektóre przepisy zawarte w pragmatykach służbowych wprowadzają pewne ograniczenia dla pracowników. Przykładowo art. 30 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych stanowi, że pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, nie może wykonywać zajęć pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami, które wykonuje w ramach obowiązków służbowych, wywołujących uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność oraz zajęć sprzecznych z obowiązkami wynikającymi z ustawy. Jak wynika jednak z tego przepisu podejmowane zatrudnienie musiałoby stać w sprzeczności lub wywoływać podejrzenie o stronniczość czy interesowność pracownika.

Przedstawiając powyższe informuję, że wyjaśnienia Izby nie są wiążące dla wnioskującego o ich udzielenie, jak i innych organów.

{Centrum Usług Wspólnych Gminy Oleśnica, 2021-06-11, sygn. CUW.07.070.14.2021}
{RIO Wrocław, 2021-06-23, sygn. P.WR.54.19.2021}