Stanowisko RIO Gdańsk:

Wnioskiem z dnia 2 marca 2020 r., doręczonym Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Gdańsku w dniu 6 marca 2020 r., zwrócił się Pan o udzielenie wyjaśnień w zakresie sposobu ewidencji księgowej należności cywilnoprawnych gminy, które uległy przedawnieniu lub nie ma możliwości ich wyegzekwowania.

Udzielając odpowiedzi na zadane pytania wskazać należy na art. 117 § 2 i 21 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145 z późn. zm.), z którego wynika, że po upływie terminu przedawnienia: ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia (chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia), a ponadto nie można domagać się zaspokojenia roszczenia przysługującego przeciwko konsumentowi.

Należności przedawnione to zatem takie, które są de facto nieściągalne z powodu upływu czasu i co do zasady nie mogą być przedmiotem dochodzenia na drodze prawnej. Takich kwot nie należy traktować jako aktywów jednostki, bowiem z definicji określonej w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.) są nimi zasoby majątkowe, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.

Przedawnione należności należy więc odpisać z ksiąg rachunkowych. Jeśli na przedawnione należności wcześniej był dokonany odpis aktualizujący, należy go zmniejszyć, o czym stanowi art. 35b ust. 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym: należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

Odnosząc się natomiast do zagadnienia uprzedniego umorzenia z urzędu należności cywilnoprawnych tut. Izba zwraca uwagę na treść art. 59 i 59a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j.: Dz. U z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 59 ust. 1-3 ww. ustawy:

1. W przypadkach uzasadnionych ważnym interesem dłużnika lub interesem publicznym należności pieniężne mające charakter cywilnoprawny, przypadające jednostce samorządu terytorialnego lub jej jednostkom organizacyjnym wymienionym wart. 9 pkt 3, 4 i 13, mogą być umarzane, terminy ich spłaty mogą zostać odroczone lub płatność tych należności może zostać rozłożona na raty, na zasadach określonych przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, z zastrzeżeniem ust. 4.

2. Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego określi szczegółowe zasady, sposób i tryb udzielania ulg, o których mowa w ust. 1, warunki dopuszczalności pomocy publicznej w przypadkach, w których ulga stanowić będzie pomoc publiczną, oraz wskaże organ lub osobę uprawnione do udzielania tych ulg.

3. Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może, w drodze uchwały, postanowić o stosowaniu z urzędu ulg, o których mowa w ust. 1, w przypadku wystąpienia okoliczności wymienionych w art. 56 ust. 1.

Zgodnie zaś z art. 59a ust. 1 tej ustawy: Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może, w drodze uchwały, postanowić o niedochodzeniu należności o charakterze cywilnoprawnym przypadających jednostce samorządu terytorialnego lub jej jednostkom organizacyjnym wymienionym w art. 9 pkt 3, 4 i 13, których kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł, a w przypadku należności z tytułu rekompensaty, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych jeżeli jej kwota jest równa świadczeniu pieniężnemu w rozumieniu tej ustawy albo większa od tego świadczenia.

Z uwagi na powyższe nieprawidłowe jest dokonywanie ewentualnych umorzeń wspomnianych należności z powołaniem się na art. 56 ustawy o finansach publicznych, który adresowany jest do organów administracji rządowej, państwowych jednostek budżetowych i państwowych funduszy celowych (co wynika z art. 55 ustawy).Podstawą zatem do udzielania ewentualnych ulg w zakresie spłaty należności na rzecz jednostki samorządu terytorialnego może być jedynie uchwała organu stanowiącego tej jednostki podjęta w oparciu o art. 59 lub art. 59a ustawy o finansach publicznych, zaś w razie zajścia przypadku, o którym mowa w Pana wniosku, tj. śmierci dłużnika (po spełnieniu pozostałych warunków określonych w obowiązujących przepisach) dokumentem stanowiącym podstawę do dokonania odpisu z ksiąg rachunkowych będzie jednostronne oświadczenie uprawnionego organu.

Jednocześnie pragnę podkreślić, iż udzielone w ramach niniejszego pisma wyjaśnienia w zakresie stosowania przepisów o finansach publicznych są wyłącznie stanowiskiem Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku, która nie posiada kompetencji do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa.

{Urząd Gminy w Żukowie, 2020-03-06, sygn. brak}
{RIO Gdańsk, 2020-03-12, sygn. RP.0441/43/15/1/2020}