W dniu 1 października 2019 r. do Regionalnej Izby Obrachunkowej we Wrocławiu wpłynął wniosek Gminy Wałbrzych o udzielenie wyjaśnienia w sprawie dotyczącej stosowania przepisów o finansach publicznych, w którym sformułowano następujące pytania:

1) Czy salda należności występujące w ewidencji księgowej, dotyczące należności cywilnoprawnych które uległy przedawnieniu i nie ma możliwości ich wyegzekwowania należy wyksięgować poprzez dokonanie odpisu należności przedawnionych, a tym samym zmniejszenie dokonanego uprzednio odpisu aktualizującego ich wartość (konto 290/221)?

2) Czy salda należności występujące w ewidencji księgowej, dotyczące należności cywilnoprawnych które uległy przedawnieniu i nie ma możliwości ich wyegzekwowania winny zostać umorzone z urzędu na podstawie ustawy o finansach publicznych a dopiero następnie odpisane z ksiąg rachunkowych?

Kompetencje regionalnych izb obrachunkowych zostały określone w ustawie z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz.U. z 2016 r. poz. 561 ze zm.). Zgodnie z regulacją zawartą w art. 13 pkt 11 ustawy, Izba jest upoważniona do udzielania wyjaśnień jedynie w sprawach dotyczących stosowania przepisów o finansach publicznych. Do spraw tych bez wątpienia nie można zaliczyć kwestii dotyczących prowadzenia rachunkowości. Opinię w przedmiotowej sprawie powinny sporządzić służby finansowo-prawne gminy bądź inne podmioty uprawnione do interpretacji przepisów prawa bilansowego. Niezależnie od powyższego wskazuję, że należności umorzone, przedawnione oraz nieściągalne są odrębnymi kategoriami ekonomicznymi. Umorzenie należności oznacza zwolnienie dłużnika z długu w związku z innymi przyczynami aniżeli zapłata, przedawnienie lub nieściągalność. Jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie o finansach publicznych i przepisach wykonawczych do tej ustawy. Z art 35b ust. 3 i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351) wynika, że w przypadku spisania należności umorzonych, przedawnionych lub nieściągalnych następuje równoczesne zmniejszenie odpowiadających im odpisów aktualizujących ich wartość. Jeżeli powyższe należności nie były objęte odpisami aktualizującymi ich wartość lub były dokonane odpisy w niepełnej wysokości, to wartość nieobjętą odpisami zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych. Taki sposób ewidencji odpisanych przedawnionych, umorzonych i nieściągalnych należności określa również rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r., poz. 1911 ze zm.). Odpisy aktualizujące należności, jak również odpisanie (spisanie) przedawnionej należności, powinny nastąpić na podstawie dowodu księgowego wskazanego w Instrukcji obiegu dowodów księgowych, ustalonej przez kierownika jednostki. Dowód księgowy w przypadku odpisania należności przedawnionych powinien podlegać kontroli merytorycznej dokonywanej przez pracowników komórki odpowiedzialnej za realizację określonych należności, mającej na celu potwierdzenie prawidłowości danej operacji gospodarczej (m.in. upływ czasu, brak zaistnienia okoliczności skutkujących przerwaniem biegu przedawnienia, brak możliwości uzyskania dobrowolnej wpłaty kontrahenta) a następnie zatwierdzeniu przez głównego księgowego i kierownika jednostki.