W odpowiedzi na Pana wniosek z dnia 12 lipca 2013 r. (data wpływu do tut. Izby: 16 lipca 2013 r.) o udzielenie wyjaśnienia w zakresie sposobu ewidencji księgowej zwrotu poniesionych wydatków dokonywanych w tym samym roku budżetowym (refaktura wystawiona przez samorządową jednostkę budżetową), Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku uprzejmie wyjaśnia, co następuje:

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, że w podległych jednostkach organizacyjnych miasta Tczewa następuje w ciągu roku zwrot poniesionych wydatków dotyczących bieżącej działalności jednostki np. refaktura za media lub zwrot pomiędzy jednostkami części wynagrodzenia nauczycieli zatrudnionych na zasadzie uzupełnienia etatu.

Przepisy § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r . w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241 , poz.1616), regulują sprawy związane ze zwrotem wydatków i dotyczą tylko i wyłącznie państwowych jednostek budżetowych, które pobrane dochody na zwrot wydatków poniesionych w tym samym roku budżetowym mogą przyjmować na rachunki budżetowe wydatków i zmniejszać ich wykonanie w tym samym roku budżetowym. Jeśli jednak zwrot dotyczy wydatków poniesionych w poprzednich latach budżetowych, państwowe jednostki budżetowe przyjmują je na rachunek dochodów budżetowych i odprowadzają na rachunek budżetu państwa.

Podobne regulacje mogą dotyczyć także samorządowych jednostek budżetowych, jednak pod warunkiem, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego ustali w uchwale budżetowej zasady w zakresie nieuregulowanym w obowiązujących przepisach prawnych, na podstawie art. 212 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157. poz. 1240 z późn. zm.). W wyniku powyższego, organ wykonawczy – wykonując postanowienia Rady w zakresie wykonywania budżetu – ustali dla wszystkich jednostek organizacyjnych jednolite wytyczne w tym zakresie, które winny być uwzględnione w zasadach (polityce) rachunkowości, obowiązujących w podległych jednostkach organizacyjnych jednostki samorządu terytorialnego, wydanych na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330).

W takim przypadku ewidencja otrzymanego zwrotu poniesionych wydatków w tym samym roku budżetowym, na pokrycie kosztów, powinna odbywać się w sposób następujący:

1/ otrzymanie faktury np. za media Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”, Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.

2/ zapłata za fakturę Wn 201, Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki – Wydatki” .

3/ obciążenie częścią kosztów innego odbiorcę Wn 221 „Należności z tyt. doch. budżetowych”, Ma 401 „Zużycie materiałów i energii”.

4/ wpłata na rachunek jednostki Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki – Dochody”, Ma 221 „Należności z tyt. doch. budżetowych”.

5/ ujemny zapis techniczny po obu stronach konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” w kwocie otrzymanego zwrotu wydatków, w celu zachowania czystości obrotów, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 289).

Jednocześnie pragnę wskazać, że w przypadku przyjęcia wyżej opisanego rozwiązania należy również opracować uregulowania (wytyczne) w zakresie stosowania wzajemnych wyłączeń dokonywanych w łącznych (rocznych) sprawozdaniach finansowych (Bilansie, Zestawieniu zmian w funduszu, Rachunku zysków i strat) jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z treścią § 20 przywołanego wcześniej rozporządzenia.

Na zakończenie pragnę podkreślić, że jest to jedynie stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku, która nie posiada uprawnień do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni prawa.